مديريت منابع انساني 8
تعدادي از كاربردهاي سيستم اطلاعاتي منابع انساني دربرنامه ريزي نيروي انساني به شرح زيرند: (ال دولان)
1 - جمعيت شناسي، برنامه ريزي و تحليل سازماني: نظام اطلاعاتي منابع انساني توانايي سازمان را براي گردآوري و رديابي ويژگيهاي بنيادي چون سن، جنس، سطح آموزش و پــــــرورش، طول خدمت، نژاد... را فراهم مي آورد. ايــن اطلاعـات تصميم گيري در زمينه هايي چون برنامه ريزي جانشيني كاركنان، تحليل بهره دهي نسبت به بهره گيري و تحليل دستمزد نسبت به بهره وري را آسان مي كند.
2 - برنامه ريزي برابري استخدامي و رديابي آن: نظام اطلاعاتـــي منابع انساني مي تواند به برنامه ريزي برابر استخدامي براي زنان و ديگر گروههاي اقليت ياري بسيار دهد و درنتيجه سازمان را قادر مي سازد تا ضرورتهاي قانوني را در اين زمينه رعايت كند.
3 - تهيه طرحهاي راهنما و پيش بيني: بروندادهــــاي نظام اطلاعاتي منابع انساني مي تواند مبنايي براي پيش بيني اثرهاي طرحهاي گوناگون باشد. اين كار به تعيين و تشخيص كمبودها يا مهارتهاي آينده، هدايت مسير كارراهه، سنجش كارمنديابيهاي گذشته يا پيش بيني شده، الگوهاي ترجيح و جايگزيني براي كاركنان داراي كاركرد بالا يا پايين و كارهايي از اين شمار ياري مي دهد.
4 - تحليل بهره وري و ارزيابي برنامه: نظام اطلاعاتي منابع انساني مي تواند براي رديابي پيامدهاي برنامه هــــاي آموزشي و ديگر برنامه هاي بهبود بهره وري برپايه ميزانهاي گوناگـــون اندازه گيري عملكرد به كار برده مي شود.
مشكلات طراحي و اجرا
برخي سازمانها درمي يابند كه منابع اطلاعـاتي نيروي انسانيشان به يكپارچگي برنامه ريزي نيروي انساني و برنامه ريزي سازماني كمكي نمي كند. اطلاعات نيروي انساني در بسياري از سازمانها: الف - به آساني دسترسي پذير نيست. ب - درجه تفضيل آن براي دستيابي به مقصود كفايت نمي كند. (بنيسون)
1 - در طراحي و اجراي هر طرحي مسلماً مشكلات مالي بيشترين نمود را خواهند داشت كه اين مسئله درمورد اين نوع سيستم ها نيز صدق مي كند. درصورتي كه هزينه هاي طراحي و اجراي سيستم اطلاعاتي منابع انساني بالا باشد مديريت عالي ممكن است از انجام آن چشم پوشي كند. يا به نحوي ناقص صورت پذيرد. بنابراين، مشكل هزينه را بايد از بزرگترين چالشهاي در راه اجراي طراحي و اجراي سيستم هاي اطلاعاتي منابع انساني دانست. با اين حال، اگر مديران از ارزش اين امر آگاه باشند، آن را به عنوان، يكي از اولويتهاي مهم سازمان درنظر مي گيرند.
2 - عدم ديد استراتژيك در كاربرد سيستم هاي اطلاعاتي منابع انساني را نيز بايد يكي از مشكلات و چــالشهاي طراحي و اجراي سيستم هاي اطلاعات مديريت منابع انساني دانست. انتظار بازدهي كوتاه مدت را بايد يكي از تنگناها در اين زمينه دانست. از آنجايي كه برنامه ريزي نيروي انساني داراي افق زماني بلندمـدت يا به عبارتي استراتژيك است بالطبع سيستم هاي اطلاعاتي منابع انساني نيز به نحوي از آن تبعيت مي كند. بايد توجه داشت يك سيستم اطلاعاتي منابع انساني كارا در كوتاه مدت نيز بازدهي بالايي خواهدداشت.
3 - عدم آشنايي طراحان و اجراكنندگان با نوع فعاليت سازمانها، گاهي اوقات مسايل فرهنگي و فرهنگ سازماني موجود را نيز بايد ازجمله چالشهاي سيستم هاي اطلاعاتي منابع انساني دانست.
4 - فقدان نيروي متخصص و خبره در زمينه طراحي، اجرا و بكارگيري سيستم هاي اطلاعاتي منابع انساني خصوصاً فقدان كارشناسان آشنا به مديريت و سازمان و فناوري اطلاعات نيز از محدوديتهاي طراحي و اجراي اين سيستم ها بايد دانست.
5 - تغييرات سريع محيطي در عصر حاضر در زمينه هاي اقتصادي، تكنولوژي و محيط زيست و ساير موارد استراتژيك نياز به روزآمد كردن مداوم سيستم هاي اطلاعاتي جهت همگام شدن با تحولات را مي طلبد كه به علت مشكلات مربوط به هزينه و كمبود نيروي انساني متخصص و عدم آموزش مستمر و مداوم به كاركنان مي تواند سبب كاهش اثربخشي و كارايي سيستم هاي اطلاعاتي منابع انساني گردد.
6 - ضعف شديد امكانات و سازمانهاي جنبي و فراساختاري يا زيربنايي (INFRA STRUCTURES) و مشكلات ناشي از ساختار سازماني و شيوه هاي مديريت.
تعريف سيستمهاي اطلاعات
ü سيستم اطلاعات عبارت است از يك سيستم كامل طراحي شده براي توليد، جمعآوري، سازماندهي، ذخيره، بازيابي و اشاعه اطلاعات در يك مؤسسه، سازمان يا هر حوزه تعريف شده ديگر از جامعه.
ü سيستم اطلاعات سازماني يك سيستم اطلاعات براي كار بر روي اطلاعاتي است كه به خود سازمان مربوط ميشوند. اگر سازماني كار توليد، جمعآوري و اشاعه اطلاعات آماري جمعيت كشور را به عهده دارد و براي اين وظيفه از يك سيستم اطلاعات استفاده ميكند اين سيستم اطلاعات، يك سيستم اطلاعات سازماني نيست اما سيستم اطلاعات نيروي انساني يا سيستم حسابداري اين سازمان از جمله سيستمهاي اطلاعات سازماني آن محسوب ميشوند.
ü سيستمهاي اطلاعات سازماني براي سه مورد انجام عمليات، كنترل عمليات، و تصميمگيري در سازمانها استفاده ميشوند. سيستمهاي اطلاعات سازماني ميتوانند به صورت دستي يا كامپيوتري يا تركيبي از دستي و كامپيوتري اجرا شوند.
ü «يك سيستم كامل طراحي شده براي توليد، جمعآوري، سازماندهي (پردازش)، ذخيره، بازيابي و اشاعه اطلاعات در يك مؤسسه، سازمان يا هر حوزه تعريف شده ديگر از جامعه».
ü بر خلاف موضوع اين سايت كه مديريت و مهندسي صنايع است اين تعريف از حوزه علوم كتابداري و اطلاعرساني گرفته شده است زيرا جامعيت و كلنگري اين تعريف ويژگيهايي براي سيستمهاي اطلاعات برميشمرد كه تعاريف ديگر آنها را حذف ميكنند. اين ويژگيها عبارتند از:
ü سيستم اطلاعات يك سيستم كامل است براي هدف در نظر گرفته شده. اين تعريف سيستم اطلاعات را محدود يا ملزم به داشتن اجزايي مانند انسان، ماشين و يا غيره نميكند چرا كه يك سيستم اطلاعات ممكن است بتواند بدون داشتن هر يك از اين اجزاء نقش خود را به صورت كامل ايفا كند.
ü سيستم اطلاعات طراحي شده است. اگر روش يا فرايندي وجود دارد كه به صورت غيررسمي، تعريفنشده يا خود به خود شكل گرفته و اطلاعاتي را براي فرد، واحد يا سازمان ارائه ميكند نميتوان به آن سيستم اطلاعات گفت. البته در برخي منابع علمي، به چنين روشها يا فرايندهايي سيستم اطلاعات غيررسمي گفته ميشود و در دستهبندي سيستمهاي اطلاعات، سيستمهاي اطلاعات غيررسمي در مقابل رسمي مطرح ميشوند. اگر به تعريف سيستم توجه كنيم آنگاه نميتوان به چنين روشها يا فرايندهايي نام سيستم نهاد. در ايجا ما قصد بحث نظري در اين خصوص را نداريم اما در ادامه سيستمهاي اطلاعات طراحي شده را مدنظر قرار ميدهيم.
ü سيستم اطلاعات شامل فرايندهاي توليد، جمعآوري، سازماندهي، ذخيره، بازيابي و اشاعه اطلاعات است. اگر يك سيستمي همه اين فرايندها را انجام نميدهد نميتوان به آن يك سيستم اطلاعات گفت. آن سيستم يا فرايند ممكن است يك زير سيستم از يك سيستم اطلاعات باشد.
ü سيستم اطلاعات ميتواند براي يك مؤسسه، سازمان يا هر حوزه تعريفشده ديگر از جامعه مطرح شود. اگر چه سيستمهاي اطلاعات در ابتدا براي استفاده در سازمان مطرح شده و شكل گرفتهاند اما براي حوزههايي فراتر از سازمان (به عنوان مثال جامعه پژوهشگران، شهروندان و . . .) نيز قابل كاربرد است. به عنوان مثال سيستم اطلاعات شهري سيستمي است كه كاربران نهايي آن شهروندان هستند. صحبت راجع به چنين سيستمهاي اطلاعات نيازمند جايگاه ديگري است. در اين مقاله سيستمهاي اطلاعات سازماني را مد نظر قرار ميدهيم.
ü در اين تعريف از واژه «داده» استفاده نشده است. خيلي از منابع دو واژه داده و اطلاعات را متفاوت تعريف ميكنند و اطلاعات را دادههاي پردازش شده ميدانند. مرز تفاوت بين داده و اطلاعات نسبي است چرا كه ممكن است اطلاعاتي دوباره پردازش شوند و اطلاعات جديدي توليد كنند. بنابراين در اين شرايط نميتوان گفت اطلاعات قبل از پردازش داده بودهاند. با اين توضيح ما تنها از واژه اطلاعات استفاده ميكنيم.
ü «يك سيستم كامل طراحي شده براي توليد، جمعآوري، سازماندهي (پردازش)، ذخيره، بازيابي و اشاعه اطلاعات در يك مؤسسه، سازمان يا هر حوزه تعريف شده ديگر از جامعه».
انواع سيستمهاي اطلاعاتي در سازمان
سيستمهاي اطلاعات يكي از اجزاي سيستم كنترلي حلقه بسته محسوب ميشوند. بنابراين هدف چنين سيستمهايي كمك به كنترل سيستم است. در هر سازمان دو نوع كنترل وجود دارد؛ كنترل عملياتي و كنترل مديريتي. عمليات مختلف سازمان در قالب فرايندها و زيرسيستمهاي صف و ستاد انجام ميشوند. هر يك از اين عمليات نيازمند كنترلهاي خاص خود هستند و سيستمهاي اطلاعاتي خاص خود را طلب ميكنند. چنين سيستمهاي اطلاعاتي كه عمليات مختلف سازمان را كنترل و پشتيباني ميكنند سيستم هاي پردازش مبادلات ناميده ميشوند.
كنترل مديريتي نيازمند اطلاعاتي است كه بخش قابل ملاحظهاي از آنها توسط سيستمهاي پردازش مبادلات توليد ميشوند. سيستمهاي اطلاعاتي پشتيبان كنترل مديريتي، اطلاعات توليد شده توسط سيستمهاي پردازش مبادلات را پردازش كرده و آنها را در تركيبها و شكلهاي جديد معنيدار به مديريت عرضه ميكنند. چنين سيستمهاي اطلاعات، سيستمهاي اطلاعات مديريت ناميده ميشوند.