مديريت منابع انساني 7
تعاريفي براي سيستم هاي اطلاعاتي بيان شده كه تعدادي از آنها به شرح زير هستند:
1 - سيستم اطلاعات منابع انساني عبارت است از يك روش سازمان يافته جمع آوري، نگهداري و ارائه اطلاعات به مديران به منظور تصميم گيري در امور چهارگانه مديريت منابع انساني. چنين سيستمي بايد داراي مشخصات زير باشد:
الف - اطلاعات به روز باشد و به موقع دراختيار استفاده كننده قرا رگيرد؛
ب - اطلاعات صحيح و دقيق باشد؛
پ - اطلاعات مربوط و موردنياز مديران باشد؛
ت - كليه اطلاعات موردنياز براي هر نوع تصميم گيري به طور سريع دراختيار قرار گيرد. (ميرسپاسي، مديريت منابع انساني)
2 - منظور از سيستم اطلاعات منابع انساني، استفاده از روشي منظم و سازمان يافته براي كسب اطلاعاتي است كه تصميم گيري عقلايي درباره منابع انساني را در سازمان امكان پذير مي سازد. اين اطلاعات بايد به روز، صحيح، دقيق، كوتاه و مختصر، مربوط و مناسب، كامل و بهنگام باشد. (سعادت)
3 - سيستم اطلاعــات منابع انساني به مجموعه اي از داده هاي منظم، قابل اتكا و معتبر عنوان مي شود كه براي برنامه ريزي نيروي انساني به كار مي رود.
4 - سيستم اطلاعات منابع انساني به يك نظام اطلاعاتي رايانه اي معمولي ناميده مي شود كه در مديريت امور كاركنان و منابع انساني به كار برده مي شود. هر نظام اطلاعاتي منابع انساني به طور منطقي يك سياهه از شغلها و مهارتهاي موجود در سازمان است.
سيستم اطلاعات منابع انساني مجموعه اي از ابزارهاي مديريت است كه مديران را توانا مي سازد تا براي بهره گيري از منابع انساني سازمان هدفهايي برپا دارند و ميزان كاميابي در رسيدن به اين هدفها را تعيين كنند. (دولان)
درمورد برنامه ريزي نيروي انساني اشاره شد كه برنامه ريزي نيروي انساني درحقيقت يك فرايند استراتژيك است، سيستم هاي اطلاعاتي مديريت نيز در سازمان از اهميت استراتژيك برخوردارند و آن را بايد به عنوان يك مقوله استراتژيك در نظر گرفت.
كاربرد سيستم هاي اطلاعاتي منابع انساني
برنامه ريزي نيروي انساني يكي از وظايف مهم مديريت است كه تاثير عميقي بر ساير فعاليتها در سازمان دارد. كاهش هزينه ها، آموزش مستمر كاركنان و همگام شدن با تحولات جاري روز ازجمله مزاياي كاربرد برنامه ريزي اثربخش و كارايي نيروي انساني است. چنانچه سازمانها توانايي استفاده درست از نيروهاي انساني را نداشته باشند، در آن صورت در عرصه رقابت موفق نخواهند شد.
مديريت منابع انساني ازطريق برنامه ريزي كارآمد مي تواند توانائيهاي نيروهاي موجود را ارتقا بخشد. نداشتـــن ديد استراتژيك در كاربرد سيستم هاي اطلاعاتي منابع انساني يكي از چالشهــاي طراحي و اجراي اين نوع سيستم هاست. برنامه ريزي نيروي انساني يكي از اولويتهاي مهم مديران آينده ساز است.مديران با داشتن اطلاعات موردنياز ازطريق مديريت آينده ساز مي توانند قبل از شروع هر بحراني براي رويارويي با مشكلات درحال و آينده آماده شوند.
نيروي انساني را بايد به عنوان مهمترين سرمايه يك سازمان دانست كه نقش كليدي و مهمي در دستيابي سازمان به اهدافش دارد. امروزه سازمانها هزينه هاي بالايي جهت جذب و نگهداري منابع انساني صرف مي كنند تا در عرصه رقابت از ساير رقيبان عقب نمانند. در عصر حاضر، به دليل وجود رقابت بين سازمانها و شركتها درجهت كسب منافع بيشتر، تسلط بر منابع موجود اهميت ويژه اي يافته است. سازمانها اگر داراي بهترين تكنولوژي بوده و از بهترين امكانات بهره مند باشند ولي از نيروي انساني متخصص و كارآمد برخوردار نباشند و يا توانايي استفاده درست و كارآمد از نيروهاي موجود را نداشته باشند قادر نيستند بر محيط اثر گذاشته و در عرصه رقابت موفق عمل كنند. نيروي انساني اين توانايي را دارد كه ساير منابع را پردازش كرده و خدمات و كالاهايي را پديد آورد كه سازمان به خاطر آن تاسيس شده است. يكي از مهمترين وظايف مديريت منابع انساني برنامه ريزي نيروي انساني است. مديريت منابع انساني ازطريق برنامه ريزي كارآمد و اثربخش مي تواند حجم و تركيب نيروي انساني موردنياز براي آينده را فراهم ساخته و يا توانائيهاي نيروهاي موجود را ارتقا بخشد. از اين رو براي تداوم موجوديت سازمان و حصول به اهداف آن برنامه ريزي نيروي انساني بايد از اولويت بالايي برخوردار باشد. بايد توجه داشت برنامه ريزي موثر و كارآمد نيروي انساني و اصولاً هر نوع برنامه ريزي به اطلاعات، به خصوص اطلاعات پردازش شده نياز دارد.
امروزه يكي از مشكلات، عدم بكارگيري سيستم اطلاعات مناسب است. سيستم هاي اطلاعات مديريت، توانايي پردازش اطلاعاتي در زمينه هاي جمعيت شناسي، آموزش، اشتغال و همچنين عوامل موثر بر عرضه و تقاضاي نيــــروي كار دارند كه درنهايت در زمينه برنامه ريزي نيروي انساني كاربرد فراواني خواهند داشت.
باتــــوجه به اهميت اطلاعات در امر برنامه ريزي نيروي انساني، اطلاعات را بايد يكي از منابع مهم سازمان دانست. ايجاد و بكارگيري سيستم هاي اطلاعات مديريت منابع انساني را بايد از اولويتهاي هر سازمان برشمرد كه نسبت بــــه اجراي آن بايد اقدام كرد. برنامه ريزي نيروي انساني برپايه بكارگيري سيستم هاي اطلاعات مديريت در كمك به اتخاذ تصميم هــــاي مربوط به منابع انساني پي ريزي مي شود.
طراحي سيستم اطلاعات منابع انساني
پياده كردن يك نظام اطلاعات تنها با خريد سخت افزارها و نرم افزارها پايان نمي يابد. اين كار شامل دگرگوني در كارها، مهارتها، مديريت و سازمان نيز مي گردد. بنابه فلسفه »فني - اجتماعي« بدون رويكرد به كاربران، نمي توان يك نظام نوين اطلاعات برپا ساخت.
ديــــدگاه »فني - اجتماعي« خاطرنشان مي كند كه برپاكنندگان نظامهاي نوين هر دو مسئوليت فني و اجتماعي را به عهده دارند. (لاودن، مديريت امور كاركنان و منابع انساني) همچنين تكنولوژي، محيط، اندازه يا بزرگي سازمان تعيين كننده نوع سيستم اطلاعاتي و شيوه پــــردازش آنها در سازمان مي باشند. (ال دفت، تئوري سازمان و طراحي ساختار) طراحي و راه اندازي يك سيستم اطلاعاتي منابع انساني را مي توان در 5 مرحله انجام داد. (سعادت)
مرحله اول: مطالعه و شناخت سيستم فعلي: اولين مرحله در طراحي يك سيستم اطلاعاتي بررسي وضعيت سيستم اطلاعات موجود در سازمان است و درصورت عدم وجود يك سيستم اطلاعاتي رسمي در سازمان، ضروري است كه هر سيستم ديگر موجود شناسايي گردد. هدف از بررسي سيستم اطلاعاتي فعلي پاسخ به سوالاتي از اين قبيل است:
- حجم اطلاعاتي كه سيستم فعلي مي تواند آن را پردازش كند چقدر است؟
- كيفيت اطلاعات درچه حدي است؟
- چه نوع اطلاعاتي موردنياز است؟
- اطلاعات از چه منابعي به دست مي آيد؟
همچنين مطالعه سيستم اطلاعات موجود بايد براي ما روشن سازد كه آيا سيستم اطلاعات مركزي وجود دارد يا اينكه هر قسمتي به طور مستقل اطلاعات موردنياز خود را پردازش مي كند.
مرحله دوم: تعيين اولويتهاي اطلاعاتي: همه اطلاعات به يك اندازه داراي ارزش و اهميت نيست. فقدان برخي از اطلاعات مي تواند موجب ناكامي در برنامه ها شود. بنابراين، سيستم هاي اطلاعاتي بايد طوري طراحي گردد كه اولاً اطلاعـــات ضروري و مهم براي تصميم گيــــري را تهيه كند و دراختيار تصميم گيرندگان قرار دهد و سپس درصورت لزوم و به صرفه بودن ازنظر وقت و هزينه، اطلاعات كم اهميت را دراختيار بگذارد. مديران علاوه بر شناخت سيستم ها نياز به شناخت سازمان و عوامل آن خواهند داشت. از اين رو شناخت كل سازمان براي آنها ضروري است. درك نظام همراه با شناخت سازمان دستمايه گزينش شكل ويژه و مناسب نظام اطلاعات براي سازمان مي شود كه بدان معماري نظام اطلاعات (INFORMATION SYSTEM ARCHITECTURE) عنوان مي دهند كه مي توان آن را تركيبي از اطلاعات و مديريت دانست. (لاودن) اولويتهايي كه مي توان براي سيستم اطلاعـــاتي منابع انساني در زمينه برنامه ريزي نيروي انساني درنظر گرفت شامل: اطلاعاتي در زمينه جمعيت و نيروي كار، روندها و دگرگونيهاي اقتصادي و اجتماعي و قوانين و مقررات و فعاليتهاي دولت به انضمام مسايل مربوط به عرضه و تقاضاي نيروي انساني است.
مرحله سوم: طراحي سيستم اطلاعاتي جديد: در اين مرحله طراحي و پيشنهاد سيستم اطلاعاتي جديد انجام مي شود. سيستم جديد بايد جوابگوي تمام نيازهاي اطلاعاتي سازمان درمورد منابع انساني باشد. يكي از مشخصات چنين سيستمي وروديهاي متعدد و زياد است. انواع اطلاعات خام از منابع و مراكز مختلف ازطريق اين وروديها به سيستم وارد، بعد از پردازش به صورت اطلاعات طبقه بندي شده و گزارشهـــــا در يك جا متمركز و براي برنامه ريزي نيروي انساني و ساير برنامه ريزيها دراختيار مــــــديران سطوح مختلف و تصميم گيرندگان قرار مي گيرد. مهمترين ويژگي چنين سيستمي ادغام و يك كاسه كردن تمام اطلاعات مربوط به نيروي انساني است. بايد توجه داشت وجود اطلاعات بي حد و حصر يا انفجار اطلاعات خود عاملي درجهت عدم كارايي سازمان ممكن است تبديل شود.
ويژگيهاي يك طراحي مناسب سيستم هاي اطلاعاتي مديريت منابع انساني جهت برنامه ريزي عبارت است از:(زاهدي، تجزيه و تحليل سيستم ها)
1 - دردسترس بودن(ACCESSABILITY) ، يعني امكان دستيابي به اطلاعات از راههاي ساده و با زبانهاي طبيعي؛
2 - به هنگام بودن(TIME LINESS) ، يعني امكان دريافت اطلاعات در زمان مناسب به گونه اي كه فرصت اقدام از دست نرفته باشد؛
3 - دقيق بودن(ACCURACY) ، يعني گزارشها بايد درحد امكان بدون خطا يا اشتباه باشد؛
4 - مرتبط بودن(RELEVANCE) ، يعني اطلاعــات حاوي جزئيات كسل كننده و حاشيه هاي نامربوط نباشد؛
5 - قابليت كاربرد(USABILITY) ، يعني شكل خروجي با چگونگي شناخت، اولويتها و مطلوبيتهاي كاربران تطابق داشته باشد.
نكته اي ديگر كه در طراحي سيستم اطلاعاتي بايد مدنظر قرار داد اين ست كه در عصر اطلاعات ارزش افزوده ازطريق تبديل اطلاعات به دانش و همچنين سرعت انتقال آن حاصل مي شود.
بنابراين، اگر شبكه اطلاعات سرعت كافي نداشتــــه باشد ارزش سيستمي كه طراحي مي شود صفر خواهدبود.(رضائيان) در طراحي سيستم جــديد همراهي و مشاركت كاركنان مي تواند درجهت افزايش كارايي و كاهش تنش، اثرات مثبتي در سازمان برجاي گذارد.
درمورد انتخاب و طراحي سيستم جديد، مديران بايد آن را براي مدت زمان كوتاهي، به كار گيرند كه اين مرحله را در اصطلاح نصب آزمايشي گويند. سپس بر ارزيابي نتايج بپردازند و درصورت مثبت بودن نتايج، نصب موقت به نصب دايم تبديل كنند و در غير اين صورت از ادامه فعاليت سيستم جلوگيري به عمل آورند.
درصورت عدم رضايت سيستم طراحي شده بايد مجدداً از مرحله اول فرايند را آغاز كنيم تا با رفع معايب و مشكلات سيستم موردنظر را به اجرا درآوريم.
مرحله چهارم: انتخاب و نصب كامپيوتر (درصورت لزوم): درصورتي كه سرعت عمل، دقت و صحت يك سيستم دسته اطلاع رساني قابل قبول نباشد و نتواند نيازهاي اطلاعاتي سازمان را رفع كند لازم است از كامپيوتر استفاده شود. همچنين بايد توجه داشت كامپيوتر را مطابق سيستم اطلاعاتي انتخاب كرد نه برعكس. درمورد سيستم هايي نيز كه از كامپيوتر استفاده مي كنند، ارتقا سيستم ها و بكارگيري سخت افزار و نرم افزار جديد با توجه به دگرگوني محيط و تغييرات مستمر ضروري است. همچنين با توجه به تغييرات سريع در صنايع كامپيوتر و سخت افزارهاي مربوط به آن سيستم بايد توانايي روزآمد شدن همگام با تغييرات جديد را نيز داشته باشد.
مرحله پنجم: حفظ كيفيت سيستم اطلاع رساني: كيفيت اطلاعـاتي كه از سيستم موجود بيرون مي آيد به كيفيت داده هايي كه وارد سيستم شده است بستگي دارد. بنابراين، تمام قسمتها بايد بتوانند اطلاعات مهم را از اطلاعات بي ارزش تشخيص دهند و با ارسال اطلاعات مفيد و همچنين فرستادن گزارشهاي صحيح، دقيق و به موقع كيفيت سيستم اطلاعاتي منابع انساني را بهبود بخشد. منظور از كيفيت اطلاعات اين است كه مديران بايد بين »بايد«ها و »هست«هاي گزارش شده مقايسه اي انجام دهند. اطلاعات دقيق تر، كيفيت بالاتري را براي مديران و امنيت بيشتر را به وجود مي آورند. درعيــــن حال هزينه بيشتري را نيز موجب مي شود. (رضائيان)
درصورت تداوم كاربرد سيستم، مديران بايد به منظور نكات ايمني و حفاظتي، برنامه منسجم و جامع تعمير و نگهداري را تهيه و تدوين كنند تا درصورت بروز هرگونه مشكلي با رفع سريع آن، سلامت را به سيستم بازگردانند.